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Quels critères prendre en compte pour bien choisir votre outil GED

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Les logiciels de gestion électronique de documents ou GED sont des procédés automatiques permettant de gérer de façon sécurisée les sources d’information, les documents papiers et électroniques d’une entreprise. À l’heure où chaque entreprise doit gérer une multitude de données, ces outils sont une solution d’amélioration de la productivité au sein de la société, spécialement au niveau des services administratifs et comptables qui vont gagner un temps considérable en ce qui concerne la gestion de documents.

Que ce soit dans la réception, l’enregistrement, le classement, l’archivage, la diffusion, le partage et la recherche, il importe pour l’entreprise d’opter pour une solution GED adaptée à ses besoins. Afin qu’elle remplisse pleinement ses fonctions, il est nécessaire de connaître les critères de choix les plus importants à comparer, car en cas d’erreur, il est difficile et coûteux de déployer une nouvelle solution de gestion documentaire.

Voici pour vous quelques astuces pour différencier les diverses solutions GED du marché et faire le meilleur choix.

Les besoins de votre entreprise

Le premier critère à prendre en compte dans le choix de votre solution GED est de s’assurer qu’elle répond aux besoins de votre société. Vous devez en premier lieu recenser les différents types de documents que vous utilisez, leur volume et les ressources techniques que cela nécessitera.

Ensuite, vous pouvez élaborer un cahier de charge. En effet, aussi souple qu’il soit, aucun logiciel GED ne peut vous satisfaire si la précédente étape n’est pas réussie. Le cahier de charge définira précisément les fonctionnalités attendues de votre futur logiciel GED. Il s’agit des outils de collaboration, de l’accès à la solution GED depuis un mobile, de la fiabilité de la sauvegarde, de la possibilité de paramétrage, du niveau d’indexation, du workflow, etc.

La sécurité des données

La sécurité des données est la préoccupation majeure à laquelle répondent les logiciels GED au sein des entreprises. C’est justement un élément sur lequel il faut être intransigeant dans le choix de votre solution de gestion documentaire. En effet, ce critère est nécessaire puisqu’il faut gérer une grande quantité de données sensibles.

Le verrouillage des documents (même en mode lecture), la traçabilité des interventions sur les documents, la gestion des droits d’accès avec le blocage de certains utilisateurs ou les autorisations de suspension sont des points à examiner précisément. Alors, vous devez veiller à réguler sur votre logiciel (après acquisition) la création, la lecture, la modification et la suppression des documents.

L’usage et l’accessibilité

Plus simple et intuitive est votre solution GED, plus facile sera l’utilisation pour vous et votre entreprise. En effet, réussir l’implémentation d’un logiciel de gestion électronique de documents permet d’éviter un maximum de réfraction, favorisant ainsi un travail évolutif aux utilisateurs et une adaptation rapide en cas de changement nécessaire. De plus, vous devez vous assurer de la compatibilité et de la flexibilité de la solution avec votre système informatique.

Techniquement, afin de définir la manière dont vous souhaitez accéder à votre solution, il importe de comprendre la différence entre les deux formes de GED. La gestion électronique de documents propriétaire est destinée aux grands groupes parce qu’elle est trop coûteuse par rapport à la solution hébergée dans le cloud et accessible via un abonnement SAAS destiné aux PME.

Le prix et la pérennité

Plusieurs facteurs entrent dans la définition du budget pour l’acquisition d’une solution GED. Il s’agit entre autres de la taille de l’entreprise, du nombre de documents à gérer, du système informatique actuel de l’entreprise et du nombre d’utilisateurs. Au-delà de l’investissement d’acquisition, il convient d’être vigilant aux éventuels coûts cachés.

D’ailleurs, le prix dont il s’agit ne représente pas que l’investissement d’achat, mais aussi la maintenance, la formation, l’assistance et les différentes mises à jour. En ce qui concerne la pérennité, vous devez également veiller à choisir un bon éditeur. L’intérêt est d’assurer la maintenance des logiciels et de limiter le risque de besoin de renouvellement.

À l’évidence, bien choisir sa GED est un exercice délicat qui nécessite de la rigueur et une bonne connaissance des logiciels.

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