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Tout ce qu’il faut savoir sur la dématérialisation

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Également appelée numérisation ou informatisation, la dématérialisation consiste à remplacer les documents en version papier en archives électroniques. Source de gain de temps, écologique et économique, cette pratique est de plus en plus prisée par de nombreuses entreprises. Voici tout ce qu’il faut savoir là-dessus avant de se lancer.

Quels sont les avantages de cette pratique pour les entreprises ?

La première bonne raison d’opter pour la dématérialisation est le gain de place que celle-ci offre. Les entreprises n’ont plus à consacrer plusieurs mètres carrés pour stocker des tonnes de documents. Les milliers de factures, de contrats ou encore d’opérations comptables seront archivés dans un disque dur, un CD ou bien une clé USB. Également, avec la digitalisation, les fichiers sont beaucoup plus accessibles, de quoi optimiser le temps de travail. Puisque les données peuvent être consultées à distance, la numérisation a le mérite de favoriser les échanges d’information, car celles-ci sont disponibles en temps réels. Cela permet, entre autres, de faciliter la collaboration avec les autres entreprises. Plus de détails sur dpii-telecom.com/fr/.

La dématérialisation permet en outre de mieux protéger les données et donc d’accroître la sécurité des documents, étant donné que tout est bien conservé sur un serveur. Par exemple, dans l’éventualité d’un incendie, il est plus facile de les récupérer. La question économique est un autre avantage incontournable de la dématérialisation. Travailler avec des fichiers numériques permet de limiter les coûts d’impression et les dépenses liées au stockage. Par la même occasion, l’entreprise parvient à optimiser la productivité de ses collaborateurs. Mais ce n’est pas tout. Préférer l’immatériel au papier est de même un geste écoresponsable. Ainsi, recourir à la dématérialisation, c’est agir en faveur de l’environnement.

Comment réussir son projet de numérisation ?

Pour mettre en place la dématérialisation au sein de son entreprise, la première chose à faire est de définir ses objectifs et ses moyens. Ensuite, il faut sélectionner les documents qui feront l’objet de digitalisation. Pour ce faire, il faut se référer à certains paramètres, dont la fréquence d’utilisation, la durée légale de conservation et le niveau de confidentialité. Pour la numérisation proprement dite, quelques étapes sont à suivre : préparation des documents (inspection et vérification manuelle), exécution de projets pilotes, dématérialisation, contrôle qualité des fichiers digitalisés et enfin création de fichiers index. L’accompagnement du changement est également une phase primordiale pour réussir le projet. Dès son lancement et durant la conception, la communication et la sensibilisation sont de mise afin de mieux transmettre ses enjeux stratégiques.

Un projet de numérisation est donc une démarche exigeante qui nécessite des compétences, de la prudence, de la disponibilité et de la rigueur. D’où l’importance de se faire accompagner par un professionnel. Ce dernier utilise une plateforme de dématérialisation efficace et un logiciel performant pour maîtriser parfaitement les aspects organisationnels, techniques, humains et réglementaires. Faire appel à un tel spécialiste, c’est aussi l’assurance d’une démarche tout à fait conforme aux textes officiels. De plus, cet expert sait mener à bien le projet en respectant le budget, les attentes et le planning de l’entreprise cliente. Il tient compte des spécificités de cette dernière pour lui proposer une solution personnalisée.

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