Le monde du digital est de plus en plus prenant dans notre vie quotidienne, tant professionnelle que personnelle. Par exemple, désormais, le shopping peut être remplacé par le e-commerce, les livres par les e-books, le courrier par e-mail. Ainsi, l’essor du numérique a mené à la dématérialisation de nombreuses pratiques, comme les signatures, les factures, etc.
Depuis 2017, l’État a rendu obligatoire la dématérialisation des factures pour tous ses collaborateurs du secteur privé. En effet, cette digitalisation s’accompagne d’un certain nombre de spécificités et de contraintes qu’il est important de connaître afin d’assurer la réussite de la transaction.
Justement, ce guide regroupe toutes les informations essentielles que vous devez connaître sur la dématérialisation des factures.
Qu’est-ce que la dématérialisation des factures ?
Depuis quelques années, les fournisseurs et les prestataires doivent expédier des factures sous format numérique via portail Chorus Pro ou autres plateformes. En fait, il existe deux sortes de dématérialisation des factures, à savoir :
- La facture électronique
Il s’agit du mode de matérialisation le plus courant. En fait, elle consiste à digitaliser entièrement le processus de facturation, notamment de la création à l’archivage, en passant par l’envoi. Ainsi, toutes les étapes de la facturation seront toutes matérialisées.
Il convient également de garantir l’authenticité de l’émetteur, l’intégrité du contenu et la lisibilité du document. Cela permet d’assurer la valeur légale de factures. Dès lors, la facture est considérée comme facture électronique, conformément à l’article 289 du Code Général des Impôts ou CGI.
Les factures électriques doivent comprendre les mentions suivantes :
o Sa date d’émission
o Son numéro
o La date de la vente ou de la prestation de vente
o L’identité de l’acquéreur, du vendeur ou du prestataire
o Le numéro du bon de commande
o Le numéro individuel d’identification à la TVA du vendeur et du client
o La désignation du produit ou service
o La décompte précise de chaque produit ou prestation
o Le prix catalogue et majoration éventuelle de prix
o Le taux de TVA applicable et le montant correspondant
o La réduction du coût, si elle a lieu
o Les sommes HT et TTC
o La date à laquelle le règlement doit intervenir
À vrai dire, la facture électronique est comme une facture d’origine. L’objectif principal de la dématérialisation de cette facture est de pouvoir traiter les différentes factures électroniques de manière à ce qu’elles soient conformes aux réglementations et aient une valeur juridique reconnue.
- La facture numérisée
Il s’agit du mode de dématérialisation le plus simple. En effet, la numérisation des factures consiste à éditer une facture papier, de l’envoyer et de la numériser dans le but de la stocker.
Le principal avantage de cette facture réside sur le plan organisationnel interne. En fait, son format numérique lui rend facilement accessible et trouvable à tout moment, et surtout raccourcit les délais d’envoi. Toutefois, les factures numérisées n’ont aucune valeur légale en cas de contrôle. Il est donc nécessaire de conserver la version papier.
Quels sont les avantages de la dématérialisation d’une facture ?
La dématérialisation des factures au sein d’une entreprise représente de nombreux avantages. Pour tout dire, elle comporte des bénéfices aussi bien pour l’État que pour le fonctionnement interne de l’entreprise elle-même.
- Un atout économique :
Le premier avantage de la dématérialisation des factures au sein d’une entreprise réside dans le fait qu’elle réduit les coûts. Effectivement, car, l’émission d’une facture dématérialisée coûte moins cher que l’option papier. De nos jours, le coût de traitement d’une facture papier est d’environ 15 euros, tandis que celui d’une facture électronique est à seulement 5 euros. Il permet donc à une entreprise d’économiser plus d’argent.
- Une option rapide
La dématérialisation des factures permet à une entreprise de diminuer la durée des processus de traitement de ses factures. Certaines études estiment que cette pratique permet d’envisager une réduction du temps de traitement jusqu’à 75 %.
- Dématérialisation des factures pour sécuriser le processus
Les étapes manuelles peuvent s’avérer être sources d’erreurs, voire même de perte ou de dégradation de documents. En automatisant les opérations, le processus de facturation sera bien sécurisé.
En outre, la dématérialisation des factures permet également d’optimiser la traçabilité des circuits de validation et des contrôles automatiques.
- Améliorer les relations entre clients et fournisseurs
D’après une étude, la dématérialisation des factures permet aussi d’améliorer la relation client-fournisseur. En effet, 70 % des Directeurs financiers affirmé que cela réduit les délais de traitement des factures, car :
o Les factures électroniques seront transmises instantanément
o Certaines étapes de traitements seront supprimées, comme la saisie, le tri du courrier, etc
o Le service sera accéléré
o Cela permet de suivre l’état de traitement des factures